Je huurt een bedrijf in en krijgt een factuur met administratiekosten. Misschien gaat het om 9 euro, misschien om een hoger bedrag. Dan vraag je je af: mag dit eigenlijk wel? Moet ik dit betalen of probeert het bedrijf extra geld te verdienen?
Als consument heb je rechten. Een bedrijf mag administratiekosten rekenen, maar alleen onder duidelijke voorwaarden.
Wanneer mag een bedrijf administratiekosten rekenen?
Een bedrijf mag mij administratiekosten rekenen als dat vooraf duidelijk is afgesproken. Dat betekent dat het in de offerte, overeenkomst of algemene voorwaarden moet staan voordat ik akkoord ben gegaan.
Het bedrijf moet dus:
Duidelijk vermelden dat er administratiekosten zijn
Het bedrag of de berekening uitleggen
Dit vooraf kenbaar maken
Als ik pas bij de factuur voor het eerst zie dat er administratiekosten zijn toegevoegd, dan is dat meestal niet toegestaan.
Wat valt onder administratiekosten?
Administratiekosten zijn bedoeld voor administratieve handelingen. Denk aan:
Het opstellen van een contract
Het verwerken van gegevens
Het versturen van facturen
Het aanmaken van een dossier
Maar eerlijk is eerlijk, veel van dit soort handelingen horen bij normale bedrijfsvoering. Daarom mogen administratiekosten niet zomaar extra winst zijn. Ze moeten redelijk en uitlegbaar zijn.
Hoe hoog mogen administratiekosten zijn?
Er is geen vast bedrag dat wettelijk is toegestaan. Maar de kosten moeten redelijk zijn. Als consument mag ik verwachten dat administratiekosten in verhouding staan tot het werk dat ervoor wordt gedaan.
Bijvoorbeeld:
Een paar euro voor verwerking is vaak gebruikelijk
Een hoog bedrag zonder duidelijke uitleg kan onredelijk zijn
Als een bedrijf standaard 9 euro administratiekosten rekent, dan moet dat vooraf zijn afgesproken en logisch zijn.
Wat als ik het er niet mee eens ben?
Twijfel ik of de administratiekosten terecht zijn, dan kan ik:
Controleren wat er in de offerte of voorwaarden staat
Vragen om uitleg of specificatie
Bezwaar maken tegen de kosten
Een bedrijf moet kunnen uitleggen waarom deze kosten in rekening worden gebracht.
Verschil tussen administratiekosten en herinneringskosten?
Soms worden administratiekosten verward met herinnerings- of incassokosten.
Bij te late betaling gelden aparte regels. Als consument moet ik eerst een kosteloze herinnering krijgen. Pas na een wettelijke aanmaning van 14 dagen mogen incassokosten worden gerekend.
Een bedrijf mag dus niet zomaar administratiekosten als straf rekenen voor een te late betaling.
Wat is de wettelijke betalingstermijn voor mij als consument?
Als consument geldt meestal een betalingstermijn van 14 dagen, tenzij ik iets anders heb afgesproken. Die termijn moet duidelijk op de factuur staan.
Kortere termijnen mogen alleen als ik daar vooraf mee heb ingestemd.
Lees ook bij online aankopen en oplichting
Twijfel je of je überhaupt had moeten betalen bij een online bestelling? Lees dan ook ons artikel over wanneer moet je betalen bij online aankoop. Daarin lees je wat de wettelijke betalingstermijnen zijn en wanneer een webshop vooruitbetaling mag vragen.
Heb je het gevoel dat administratiekosten onderdeel zijn van een grotere fraude of ben je online opgelicht door een bedrijf? Bekijk dan ook wat moet je doen bij online oplichting. Daar lees je welke stappen je direct moet zetten en waar je fraude kunt melden.
Veelgestelde vragen
Moet ik administratiekosten altijd betalen?
Alleen als ze vooraf duidelijk zijn afgesproken. Zijn ze niet overeengekomen, dan kan ik bezwaar maken.
Waarom rekenen bedrijven 9 euro administratiekosten?
Dat is vaak een standaardbedrag voor administratieve verwerking. Het moet wel vooraf zijn vermeld en redelijk zijn.
Mag een bedrijf administratiekosten op de eerste factuur zetten?
Ja, maar alleen als dit al in de overeenkomst stond voordat ik akkoord ging.
Is 14 dagen een wettelijke betalingstermijn?
Ja, voor consumenten geldt meestal 14 dagen, tenzij anders afgesproken.
Wanneer mag een bedrijf incassokosten rekenen?
Pas nadat ik een kosteloze herinnering heb gekregen en de wettelijke termijn is verstreken.